#46 私が考える会議時間を短縮する方法ベスト3

仕 事

こんにちは、すみです!

突然ですが、あなたの会社での「会議」に不満はありませんか?

キーマンズ社調べでは、日本企業で、約7割の人が今の会議に「不満」と回答しています。また同調べで、会議の平均時間は、30分以上2時間未満が多く、30分未満の会議は少ないようです。

出典:キーマンズ社調べ


会議1回当たりの平均時間は「1時間以上、2時間未満」が50.9%と過半数を占め、「30分以上、1時間未満」が41.2%と続き、「30分以上、2時間未満」が会議に費やす時間のボリュームゾーンであることが分かった
https://www.keyman.or.jp/kn/spv/1901/24/news012_2.html

また、別の調査では、管理職の1週間のうちほとんどが、メールか会議の時間だそうで、じっくり物事を考えられる時間はわずか13時間でちょっと。かなり引きますよね。

出典:ベイン社調べ


ベインが米マイクロソフトの労働環境分析ツールを活用してグローバル企業308社を対象にした調査では、管理職の1週間の平均労働時間は46時間。そのうち会議が23時間、メールが10時間(オンラインのチャットも含む)。彼らが会議や電子メール対応を除いた1週間のうち自分でじっくり物事を考えられるのは、約13時間しかない。
https://style.nikkei.com/article/DGXMZO23622840X11C17A1000000/

なぜこれほど不満が多く、生産性の低いことになってしまったのか?

それはずばり「時間」いう名のコストの意識が薄いからではないでしょうか?自分の給料って働いた時間に応じて支払われるので長い会議でも懐は痛くありません。特に顕著なのがいわゆる大企業です。大企かくいう私も大企業に長年勤めていますのでこの傾向が強いと感じています。

ちなみに、生産性とは以下で求めることができます。

生産性 = 成果 ÷ 投入した労力

つまり無駄な労力を減らすことは、生産性向上の一つの対策となります。ひいてはそれが経営に貢献することになります。

そこで私は、勤め人18年の「経験」、テレワーク加速による今の「状況」、そして世の中の「情報」、この3点を踏まえた上で、効果の大きいと考える順に3点挙げていきます。

効果的な会議対策ベスト3

第1位!そもそもムダな会議をやらない

当たり前ですが会議をやらないことが最大の時短です。

もう一度見直しましょう。その打ち合わせは必要でしょうか?特に「定例会」がムダな傾向にあると感じています。惰性でやっていないでしょうか?打ち合わせではなくてメールや電話で済ませられませんか?テレワークならチャットでもいいのではないでしょうか?

第2位!事前にアジェンダを決める

アジェンダ無しの会議は、進行する中で、その場での思い付きで議論が進み必ずと言っていいほど発散します。時間が、2時間、3時間…と経過し遂には終わらなかったということも。あるいは、会議が終わった後に「で、結局何か決まったんだっけ?」という悲しい事態にもなります。

時間、場所、参加メンバー、議題(何を決めるのか?)をアジェンダとして配信します。

第3位!ファシリテーター(司会者)を決める

誰が仕切るのかわからず始まった会議ほど生産性の悪いものはありません。

沈黙時間、ネガティブな雰囲気、これらが良い議論を妨げます。また、会議でみんなが詳細まで気になり出して細かい議論や調査がその場で始まってしまうことも…(私の会社ではこれが本当に多かった!)詳細の議論が始まった場合は、ファシリテーターがその詳細の担当だけを決めて会議の時間外で対応するよう促しましょう。

なお、個人的に、ファシリテーターの担当は、できれば自分がかって出ることをおすすめします。それはなぜか?ファシリテーションのスキルはどの職種であっで必須なので身につけて損はありませんし、自分が進んでやるのでモチベーションがあがる効果も身をもって体験しています。また、周りからあなたを目が良い方向に変わります。ファシリテーションスキルの参考となる書籍もたくさんありますし、個人的には場数を踏むのが1番学びになると思っています。

以上ベスト3までの発表でした〜。

いかがだったでしょうか^_^?

あとほかの方のブログで良さそうなものがあったので参考にリンク貼っておきます。海外にも目を向けると良い事例がありますね。

出典:海外から見た日本式ミーティングの謎

https://blog.btrax.com/jp/meeting-tips/

色々書きましたが、そもそもなぜ生産性をなぜ上げないといけないのか?ということを認識して行動できているかが大切な観点だと考えています。生産性をあげる目的は、前出の通り経営への貢献もありますが、本当に大事なのは可処分時間(自分の自由な時間)を確保し豊かな人生を歩むために活用することではないでしょうか?

それが実現できれば最高ですよね!

ご参考になれば幸いです!

では、また!

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